Automatisation d’un CRM et programmation de mails récurrents avec Notion, Calendly, Stripe et Gmail
Dans un souci de confidentialité, cette étude de cas a été anonymisée. Le nom du client ainsi que son activité sont donc fictifs, mais tout le reste (besoins, déroulé, résultats, témoignage, etc.) est bien réel.
Le contexte
Benjamin est expert-comptable indépendant. Depuis 2018, il accompagne les artisans, commerçants et professions libérales dans leur suivi comptable et financier, en leur offrant des solutions adaptées et un accompagnement de proximité.
Fidèle à son engagement de qualité, son fichier client et son planning sont bien remplis, et il est régulièrement contacté par de nouveaux prospects qui souhaitent travailler avec lui.
Depuis ses débuts, Benjamin a toujours cherché à optimiser ses process et ses outils pour gagner du temps et améliorer sa productivité, afin de lui permettre de répondre au volume croissant de demandes, tout en offrant la meilleure expérience possible à ses clients.
C’est dans cette optique qu’il a fait appel à moi en 2024 pour un audit de son système d’organisation afin d’explorer des solutions d’automatisation adaptées à ses besoins.
La problématique
Pendant cet audit, nous avons analysé en détail l’ensemble des tâches et outils qui composent le quotidien de Benjamin.
Son activité étant déjà très bien structurée, nous avons surtout identifié deux axes principaux pour lui permettre de gagner du temps et d’alléger sa charge mentale.
Le suivi des prospects et des clients
Benjamin gère aujourd’hui l’intégralité de ses prestations depuis son CRM sur Notion, avec différents statuts correspondants à chaque étape :
- Pour son suivi commercial : “RDV découverte”, “Devis à faire”, “Devis envoyé”, “Devis signé”, etc.
- Pour son suivi client : “Création d’entreprise”, “Comptabilité mensuelle à faire” “Comptabilité mensuelle faite”, “Préparation bilan”, “Bilan validé”, etc.
Il mettait à jour ces statuts manuellement, ce qui l’obligeait à faire des allers-retours constants entre différents outils, notamment son logiciel de facturation et son outil de réservation de rendez-vous.
Il souhaitait automatiser la mise à jour de ces statuts dans son CRM, et éliminer ces micro-tâches de son quotidien.
La programmation des mails
Pour chaque client suivi, Benjamin envoie plusieurs mails types à des moments clés :
- Un mail chaque année pour inviter le client à réserver son RDV de pré-bilan
- Un mail chaque année pour inviter le client à réserver son RDV de bilan
- Pour certains clients, un mail chaque trimestre pour inviter le client à réserver son RDV “Point financier”
À chaque fois, il réinsère également le lien vers son outil de réservation (Calendly).
Jusqu’à présent, il s’appuyait sur la fonctionnalité de programmation de Gmail pour gérer ces envois. Cependant, cette méthode présentait une contrainte majeure : Gmail limite le nombre d’emails programmés à 100, ce qui était insuffisant par rapport à ses besoins. Il était donc obligé de tenir à jour un tableau de suivi et de programmer les mails au fur et à mesure que les précédents étaient envoyés.
Il rêvait d’une solution plus pratique qui lui faciliterait la vie, tout en continuant d’offrir une expérience aux petits oignons à ses clients.
Quelques jours après notre RDV d’audit, Benjamin a reçu sa feuille de route détaillée, regroupant plusieurs propositions d’automatisations adaptées à ses besoins. Enthousiaste à l’idée de simplifier son organisation, il m’a donné rapidement son feu vert pour démarrer la mise en place de plusieurs solutions identifiées.
Les solutions
Le suivi automatisé des prospects et des clients
Pour la mise à jour des statuts dans le CRM, nous avons mis en place plusieurs automatisations Make :
- Un scénario qui, à chaque réservation d’un RDV découverte via Calendly, ajoute le prospect dans le CRM Notion
- Un scénario qui, à chaque réservation d’un RDV bilan via Calendly, met à jour le statut du client dans le CRM Notion
- Un scénario qui, à chaque paiement Stripe, met à jour le statut du dossier dans le CRM Notion
La programmation des mails
Une nouvelle base de données Notion “Mails automatiques”, a été créée et reliée au CRM existant. Une automatisation Make se charge ensuite d’envoyer les mails de cette base de donnée à la date et l’heure indiquée.
Pour chaque client suivi, Benjamin prépare donc maintenant ses mails directement dans Notion. En trois clics, il peut récupérer ses templates et personnaliser son texte, le tout sans quitter son CRM. En bonus : la date d’envoi du mail est automatiquement calculée d’après les autres champs déjà renseignés dans le CRM.
Toutes les automatisations ont été testées plusieurs fois avant d’être officiellement mises en production, et Benjamin a bénéficié de 3 mois de SAV pour s’assurer que tout fonctionne sans accroc.
Les résultats
Une charge mentale allégée
Benjamin peut maintenant programmer ses emails à l’avance en quelques minutes, et ne plus avoir à s’en soucier par la suite. De même, son CRM se met à jour automatiquement à chaque nouvelle réservation de rendez-vous, ce qui lui évite de nombreux allers-retours entre ses outils.
Gain de temps et meilleure disponibilité pour ses clients
Benjamin estime avoir réduit de 90% le temps qu’il consacre à la programmation des mails et à la mise à jour de son CRM, ce qui représente environ 7 heures par mois. Au-delà du gain de temps, il a gagné en sérénité et en disponibilité pour ses clients : il peut consacrer davantage d’énergie à son cœur de métier — l’accompagnement et le conseil — plutôt qu’à des tâches répétitives et chronophages.
Le témoignage de Benjamin
Si comme Benjamin vous souhaitez gagner du temps sur les tâches liées à la gestion de votre entreprise tout en continuant de proposer une expérience client au top, n’hésitez pas à me contacter pour en discuter. Je serai ravie de vous accompagner dans la création de solutions personnalisées qui répondent à vos besoins spécifiques et vous permettent de vous concentrer sur l’essentiel : votre métier.