Automatiser la gestion d’un membership avec ThriveCart, Notion et Discord

Le contexte

Bertille est consultante en stratégie de communication, à la tête de Lostyn Web, qu’elle a fondé en 2014. Son objectif ? Rendre la communication accessible, pertinente et authentique.

Je m’occupe de son site web depuis 2021 (refontes en 2021 et 2023 + forfait d’assistance).

En 2025, Bertille a lancé une nouvelle offre : Be Comm, une communauté en ligne dédiée aux entrepreneurs qui souhaitent créer eux-mêmes leurs contenus pour gagner en visibilité tout en bénéficiant de l’énergie d’un groupe et de l’expertise d’une pro de la comm’.

Be Comm regroupe :

Une communauté privée sur Discord
Des masterclasses
Une bibliothèque de ressources variées (vidéos, tutoriels, etc.), enrichie régulièrement
Une newsletter mensuelle exclusive truffée d’astuces et de conseils concrets
Des lives hebdomadaires
Des challenges mensuels

L’abonnement peut se prendre sur 3 mois, 6 mois ou 12 mois.

La problématique

Avant le lancement, Bertille voulait être certaine de ne pas se laisser déborder par la technique. Son objectif était clair : passer un minimum de temps sur la gestion des abonnements et se concentrer sur ce qui a vraiment de la valeur pour sa communauté — l’animation, le contenu et l’accompagnement de ses membres.

Concrètement, elle voulait éviter :

D’avoir à inviter manuellement chaque nouveau membre après son inscription sur Thrivecart
De devoir mettre à jour elle-même les accès Discord et la liste email
De suivre à la main les abonnements (forfait choisi, date de fin, renouvellements…)
Et de courir le risque d’oublier une relance ou de se tromper dans les accès

Avec une communauté qui pouvait rapidement grandir, ces tâches manuelles auraient représenté un volume de temps conséquent, une forte charge mentale, et un risque d’erreurs accru (membres bloqués, oubliés ou avec des accès incorrects).

La solution

J’ai d’abord conçu un tableau de bord Notion pour centraliser l’ensemble des informations sur les membres : type de forfait, date de fin d’abonnement, statut (actif, expiré, à venir), etc.

Nous avons ensuite réfléchi ensemble aux différents scénarios possibles : inscription, renouvellement et expiration. Pour chacun, j’ai construit un flux automatisé afin que Bertille n’ait rien à gérer manuellement.

Les automatisations mises en place :

Dès qu’un abonnement est souscrit via Thrivecart, le membre est ajouté automatiquement à la base de données Notion
Le nouveau membre reçoit instantanément son invitation à la communauté Discord et est inscrit dans MailerLite pour recevoir les communications réservées aux membres
7 jours avant la fin de l’abonnement, un mail est envoyé automatiquement pour proposer le renouvellement
En cas de non-renouvellement, le rôle Discord du membre est modifié et son groupe MailerLite mis à jour pour restreindre ses accès

Automatisation Thrivecart Notion Discord Mailerlite

Par la suite, nous avons enrichi le système avec deux automatisations supplémentaires :

La création automatique des évènements Discord à partir d’un calendrier Google Agenda
L’envoi d’un message automatique chaque matin dans le canal Discord principal si un live est prévu dans la journée, pour stimuler la participation et l’engagement

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Toutes les automatisations ont été testées plusieurs fois avant d’être officiellement mises en production, et Bertille a bénéficié de 3 mois de SAV pour s’assurer que tout fonctionne sans accroc.

Elle a ensuite opté pour un forfait de maintenance, afin que j’intervienne rapidement en cas de bug dans une automatisation.

Les résultats

Grâce à ce système :

Bertille n’a aucune action manuelle à faire pour gérer les abonnements, les renouvellements et les accès
Elle a une vision claire et à jour de sa communauté dans Notion, sans avoir à jongler entre plusieurs outils
Les membres vivent une expérience fluide et professionnelle, de leur inscription jusqu’à la fin de leur abonnement
Elle a pu lancer sa communauté en se concentrant sur l’essentiel : animer, créer du contenu et accompagner ses clients

Elle estime avoir économisé plusieurs heures chaque semaine dès le lancement, mais surtout, elle a gagné en tranquillité d’esprit, car elle sait que tout roule en arrière-plan.

Le témoignage de Bertille

« Camille a été d’une très grande aide lorsque j’ai voulu lancé ma communauté payante en ligne.
Grâce à elle, je n’ai pas eu besoin de me prendre la tête pour l’accueil des membres. Elle a mis en place des automatisations permettant : l’ajout dans le Discord privé, la mise à jour des différents abonnements ainsi que leur date de début et de fin dans un tableau de bord de suivi, l’envoi des emails de bienvenue, et plein d’autres petites choses qui fluidifient ma relation avec mes clients et me font gagner un temps précieux. Je peux me focaliser sur l’animation de ma communauté et pas sur la partie technique.
Je suis super contente du résultat et de sa réactivité. Je continue de travailler avec elle et je suis rassurée qu’elle m’épaule pour continuer à développer mon entreprise, en lui déléguant les aspects techniques. »

Bertille Mahot – Lostyn Web (2025)

Si comme Bertille vous souhaitez automatiser la gestion technique de vos offres (abonnements, accès, communication, etc.) pour vous libérer du temps et vous concentrer sur ce qui compte vraiment, n’hésitez pas à me contacter pour en discuter. Je serai ravie de vous accompagner dans la création de solutions personnalisées, adaptées à vos besoins et à votre façon de travailler.

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