Création d’un système de bons cadeaux automatique avec Make, Notion, Tally et Stripe

Le contexte

Amandine, auxiliaire de puériculture, propose depuis 2020 des soins de bien-être et des accompagnements pour les jeunes parents et leurs bébés, en parallèle de son activité à l’hôpital.

En 2021, elle m’a confié la création de son site one-page pour présenter ses prestations et leurs tarifs. Dès le départ, Amandine a voulu permettre l’achat de bons cadeaux, notamment pour des occasions comme les naissances, en invitant les personnes intéressées à la contacter via le formulaire du site.

Grâce au bouche-à-oreille, sa clientèle s’est rapidement élargie, et son agenda s’est rempli. Les demandes de bons cadeaux ont également augmenté, ce qui l’obligeait à consacrer beaucoup de temps à la gestion administrative. Face à cette croissance, Amandine a décidé fin 2023 d’automatiser la commande des bons cadeaux afin de récupérer du temps, simplifier la gestion et se concentrer davantage sur son cœur de métier.

La problématique

Amandine gérait ses bons cadeaux entièrement de manière manuelle, ce qui impliquait plusieurs étapes assez chronophages :

• Elle échangeait par email avec chaque client pour déterminer le montant du bon cadeau, coordonner le paiement par virement bancaire, et répondre aux questions éventuelles.
• Une fois les détails confirmés, elle personnalisait chaque bon cadeau sur Canva en ajoutant les prénoms de l’expéditeur et du destinataire.
• Enfin, elle imprimait le bon cadeau et l’envoyait par courrier au client, ce qui ajoutait d’ailleurs un délai supplémentaire pour le client.

Ce processus exigeait qu’Amandine reste constamment attentive à sa boîte mail et réponde rapidement aux demandes pour assurer un service de qualité. Elle consacrait plusieurs heures chaque mois à cette gestion, ce qui empiétait sur le temps qu’elle pouvait consacrer aux soins. Cette charge administrative devenait d’autant plus problématique que son activité se développait : il devenait donc nécessaire de trouver une solution plus efficace pour lui permettre de se concentrer sur son cœur de métier tout en préservant sa qualité de service.

La solution

Amandine souhaitait une solution aussi simple et intuitive que possible, tant pour elle que pour ses clients. Il était important pour elle de pouvoir personnaliser les bons cadeaux avec les prénoms (”De la part de…” et “Pour…”) et avec des informations spécifiques selon la prestation choisie. Ces informations devaient également être rappelées dans le formulaire de commande.

Après avoir analysé les outils disponibles, nous avons opté pour une solution 100% personnalisée, construite avec Tally, Stripe, Make, Notion et la suite Google.

Le parcours de commande automatisé se déroule désormais ainsi :

• Le client se rend sur le formulaire Tally et sélectionne le bon cadeau souhaité, puis renseigne les informations à y inclure avant de procéder au paiement sécurisé par carte bancaire via Stripe.
• Une fois le paiement validé, une automatisation Make s’active pour générer un bon cadeau personnalisé et numéroté. Celui-ci est automatiquement envoyé par email au client, assurant une réception immédiate.
• Parallèlement, une facture est générée automatiquement et enregistrée dans Google Drive pour faciliter le suivi comptable.
• Chaque bon cadeau est également enregistré dans une base de données Notion, permettant à Amandine de suivre les bons utilisés, de vérifier leur validité, et d’avoir une vue d’ensemble sur l’historique des commandes.

Pour simplifier l’accès à ce nouveau système, un nouvel onglet a été ajouté au menu du site, redirigeant directement vers le formulaire de commande de bons cadeaux.

Par la suite, nous avons enrichi le système avec deux automatisations supplémentaires :

• La création automatique des évènements Discord à partir d’un calendrier Google Agenda
• L’envoi d’un message automatique chaque matin dans le canal Discord principal si un live est prévu dans la journée, pour stimuler la participation et l’engagement

Les résultats

Une nette augmentation des ventes de bons cadeaux

Dans les 6 premiers mois suite à la mise en place de cette solution automatisée, Amandine a augmenté ses ventes de bons cadeaux de 45% par rapport aux 6 mois précédents.

En effet, le processus de réservation étant désormais beaucoup plus fluide, cela encourage davantage de personnes à passer commande pour offrir.

Un gain de temps conséquent

Amandine estime qu’elle consacrait entre 30 minutes et 1 heure pour gérer chaque bon cadeau manuellement. Grâce à ce système automatisé, elle a ainsi gagné au minimum 10h par mois, ce qui lui a permis de se concentrer davantage sur ses soins.

Conclusion

En plus du temps considérable gagné (au moins 10 heures par mois), Amandine a également constaté une augmentation des ventes de bons cadeaux de 45%. Cet effet secondaire positif découle directement de l’amélioration de l’expérience client grâce à cette solution automatisée.

Par la suite, elle envisage également d’automatiser la prise de rendez-vous. Actuellement, Amandine gère cette tâche manuellement, car elle doit toujours prendre en compte divers facteurs, notamment son propre emploi du temps, mais aussi les dates clés de ses clients. En effet, certains soins doivent être administrés à des moments précis de la grossesse ou de la vie du nouveau-né.

Cette prochaine étape d’automatisation lui permettra donc de gagner encore davantage de temps de gestion, et devra là aussi être pensée sur-mesure pour répondre aux spécificités de l’activité d’Amandine.